Atti notarili del XIII e XIV secolo
Uno dei compiti degli Archivi di Stato italiani è quello di favorire, attraverso la conservazione del proprio patrimonio, la diffusione della cultura per mezzo della divulgazione delle fonti documentarie dirette e la promozione della pratica della ricerca.
Adempiere in maniera ottimale ad un simile compito pone tuttavia gli Archivisti di fronte ad una serie di problematiche che spesso finiscono con la necessità di imporre limitazioni all'accesso alla consultazione; è il caso delle conseguenze negative che può arrecare una pur accurata manipolazione di materiale documentario antico: si pensi, ad esempio, alla intrinseca fragilità di supporti cartacei già aggrediti da agenti biologici (entomofauna, batteri e funghi) o dall'acidità di particolari inchiostri, la cui precarietà verrebbe ulteriormente aumentata da perforazioni e lacerazioni, indebolimento della legatura e dalla stessa luce e calore prodotti dalla consultazione.
Ad evitare questo tipo di danni l'Archivio di Stato di Viterbo ha promosso un progetto di duplicazione ottica del suo consistente patrimonio, individuando nella serie degli Atti Notarili del XIII e XIV secolo la parte più bisognosa, per età e frequenza di consultazione, di essere riprodotta e quindi sottratta alla manipolazione.
L’oggetto del lavoro è stato così la creazione di una banca dati informatica dei protocolli notarili del ‘200 e del ‘300 conservati nell’Archivio di Stato di Viterbo.
Per l’ottenimento di questo scopo si è provveduto nel tempo alla schedatura di ogni atto notarile contestualmente alla sua riproduzione ottica digitale, effettuata scannerizzando ogni singola carta dello stesso atto; ogni atto così riprodotto è stato poi collegato in via logica con la relativa scheda archivistica in maniera tale che sia possibile la ricerca incrociata da operarsi su diversi campi database in modo univoco.
Per ciascun atto notarile sono state riportate sulla scheda precise informazioni archivistiche che corrispondono a identici campi del database
Attualmente sono state concluse le operazioni sopraindicate per quanto concerne schedatura e riproduzione di 7.586 atti e circa 18.700 immagini degli Archivi Notarili di Viterbo, Acquapendente, Capranica, Nepi, Orte (purtroppo ancora incompleto) e Vitorchiano.
Un progetto innovativo in quanto permette l'applicazione di nuove tecnologie ad un ambito di ricerca ancora legato a regole e meccanismi, anche legislativi, tradizionali e spesso antiquati.
La possibilità di rendere disponibile il patrimonio archivistico italiano su banca dati offre inoltre l'opportunità di una ricerca molto più rapida ed efficace, svincolata da indici e repertori redatti manualmente e quindi imperfetti, per quanto eruditi ed analitici siano stati gli autori; la ricerca su database permette agli studiosi e ricercatori, così come al semplice cittadino, di individuare attraverso numerose chiavi incrociate l'esistenza o meno del preciso documento che per diverse ragioni vanno cercando.
